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網杰科技
----辦公自動化系統軟件功能介紹


系統軟件平臺

網杰科技系統軟件平臺采用Lotus Notes/Domino。本章節將介紹關于Domino/Notes的產品、特性以及與其他一些相關軟件的聯系和接口。
一、Domino/Notes介紹

* 跨平臺的網絡
Domino/Notes可以建立在Windows NT/95、OS/2、UNIX(包括IBM AIX、Sun Solaris、HP UX等典型系統)、NetWare等各種目前非常流行的操作系統和網絡平臺之上。無論工作站和服務器是哪個平臺,只要它們之間的通訊正常,每個用戶都可以有效地訪問Domino服務器,進行相互之間的通訊和交流。

* 多協議的通訊
Domino/Notes支持TCP/IP、SPX、LAN(如Windows的NetBEUI、SPX內嵌的NetBIOS等)、AppleTalk,等等。而且,這些協議之間的互連,只要通過底層操作系統平臺實現即可,每個用戶就能有效地訪問Domino服務器。可以針對不同的協議建立不同的網段,任何網段之間都可以通過網關服務器(即支持多個協議的服務器)進行通訊。
除了網絡協議以外,Domino服務器支持互相之間以及遠程用戶的撥號連接,即只要使用調制解調器和電話線,就可以通過串行口,撥號連接到另一臺服務器上進行郵件通訊和數據復制。

* 強大的郵件系統
Domino/Notes的流轉和通訊的核心就是郵件系統。Notes自身所帶的郵件系統,不僅可以收發、轉發,而且可以通過它設置用戶的日歷選項、安排會議日程和預訂房間資源、布置任務,設置定時提示選項。
除了自身的郵件系統外,Notes還能與Internet上的郵件如SMTP、POP3、X.400以及cc:Mail郵件系統等進行通訊、交流,Domino本身也可以將用戶的郵件系統設置為以上任何一種格式。

* 良好的安全機制

- 組織驗證
Domino/Notes的安全機制首先通過組織的驗證來體現。每個單位都應該有個組織或組織單元,在各個組織或組織單元下,可以建立單位、部門和處室級的服務器和用戶,各組織單元之間的用戶通訊會暢通無阻。
在各個組織之間的通訊,可以通過再驗證或交叉驗證的方式進行,這樣就可以根據通訊范圍要求進行控制。如只需要在某一部門和分支機構與其他組織進行通訊,可以進行組織單元之間的交叉驗證。這樣,所有在此組織單元層次以下的各組織單元、服務器和用戶都可以不需要再進行授權與外單位進行交流了。
在組織的驗證完成后,每注冊一個用戶,都將產生這個用戶的ID文件,這就類似個人身份證一樣,只要有該ID文件,用戶可以在網絡內任何一臺工作站上使用Notes系統,訪問共享數據。在ID文件中還有口令設置和私有密鑰,只有知道該口令才能對其進行訪問,同時可以解密對加密給自己的郵件和文檔。

- 訪問控制
通過組織驗證,還可以使用服務器一級的訪問控制,來限制非法或過期的用戶任意進入服務器,或進行郵件傳遞。
如果ID文件被他人復制且口令被他人查看,可以通過在服務器端設置定期修改口令、驗證升級的公用密鑰等方法,使他人的用戶密鑰失效,保證用戶的安全。

- 存取級別
除了組織、服務器的訪問級別外,數據庫對于各個用戶的存取級別進行了更為明確的定義。從數據庫的管理者到設計、編輯,作者、讀者、存放者以及不能存取者,各個級別的權限劃分,都可以有嚴格的定義。這就使每個希望對該數據庫進行訪問的用戶,首先就有了不同權限的劃分。
除了數據庫的存取級別外,還可以定義到每篇文檔的查看、修改和刪除的權限,如果再進行進一步的設計,甚至可以每個段落的讀取和編輯的權限。這樣,一個工作、一份文件其在流轉過程中的不同的權限和角色進行的操作就可以進行全面而又細致地管理了。

* 數據庫復制功能
在網絡比較大的情況下,勢必要采取遠程或多個服務器的方式,來分散用戶的訪問,減輕每個服務器的負擔,這是從簡單的客戶/服務器體系到廣域的分布式數據庫所采用的常見方法,這樣就勢必要牽涉到多個服務器之間的數據交換問題。Domino/Notes在這方面也有特長。他通過數據庫的復制,可以檢查分布在各服務器上的數據庫中不同用戶對不同文檔(甚至對相同文檔)的修改情況進行檢查,并更新,使所有的經過復制的數據庫保持一致或同步。如果應用需要的話,Notes甚至可以對每份文檔的不同修改部分進行校驗和復制。

* Web與Internet集成
Domino除了作為具備Notes服務器的功能外,它本身又是一個Web服務器。它可以支持HTTP、LDAP、NNTP、IMAP以及POP這些Internet上具備的功能。Notes中開發的應用也可以方便地擴展到Web瀏覽器上,除了其本身的設計元素外,還增加了嵌入Java Class,和Java Script編程。這些,使得Domino/Notes的應用更為廣泛。
同時,遠程用戶除了直接撥號訪問本單位的服務器外,也可以通過Internet來進行訪問。Domino的安全機制也可以在Web上進行體現。
Notes工作站上,可以直接指定用戶的郵件系統(Notes郵件和Internet郵件可以同時并存),而且在Notes中已經內嵌了一個Internet Explorer,即直接在Notes工作站上,就可以作為瀏覽器訪問Internet站點信息。

* 網絡群件產品
綜上所述,Domino/Notes是一個多平臺的群件應用,它建立在底層的操作系統和網絡的礎上,跨平臺、支持多種協議。群件的主要功能就是工作組的協同計算,多角色、多工作流程的權限和操作控制。同時,Domino/Notes不僅立足于建立企業的內部網(Intranet),而且對于遠程網絡的互連(WAN)、移動用戶的撥號訪問,以及通過國際互連網絡(Internet)的進行的信息瀏覽和訪問,都有其可實現的強大功能。這些都是現有的其他產品不可能做到的。
從以上內容考慮,Domino/Notes是無論其他哪個同類產品都是無法比擬的。

二、Domino/Notes與關系型數據庫的接口與互連

* Domino/Notes訪問關系型數據庫
Domino/Notes訪問關系型數據庫有專門的軟件包,稱為Domino.Connection。
在一般情況下,Domino/Notes可以使用基于Lotus Script擴展(LSX)進行訪問,通過通用接口ODBC訪問關系型數據庫,如Sybase、Informix等。對于Oracle和IBM自身的關系型數據庫DB2,還提供給Notes專門的系統接口,使Notes應用程序可以更為快速方便的進入這些數據庫,進行訪問和交換數據。因此,這也是我們在業務系統的關系型數據庫設計中采用DB2的原因。
在Notes服務器端,專門有一個在Notes與關系型數據庫之間大批量的采集和輸送數據的軟件,稱謂NotesPump。它可以根據事先定義和應用程序的需要,及時而又大量地采集數據到Notes數據庫,而使得用戶可以直接使用Notes工作站或瀏覽器,在Notes數據庫中查詢到所需要的信息。當然,也可以及時地將所需要的數據更新到關系型數據庫中。

* 關系型數據庫訪問Domino/Notes
與關系型數據庫提供的接口一樣,Domino/Notes也提供了一個通用的數據庫接口,即Notes SQL,通過Notes SQL,一般應用可以將Notes數據庫看做一個普通的關系型數據庫,方便地進行訪問,因此在開發應用程序的時候,可以將Notes數據庫和其他關系型數據庫結合在一起進行訪問和數據交換。
更為底層一點,Notes API(Hi Test)可以使其他應用程序,可以直接訪問Notes的各種數據。當然,這些接口嚴格地被Notes安全機制所控制。

應用軟件模塊介紹--辦公信息系統

在系統方案中,辦公信息系統(即辦公自動化系統)的模塊劃分以及模塊中各應用功能介紹如下:

一、系統軟件(系統自帶)

* 電子郵件
電子是本系統的一個核心,主要分為系統內的個人郵件、系統郵件、與Internet郵件交換。主要完成單位內部和之間工作聯系的任務,同時某些應用軟件將使用它完成上下級信息互傳功能。電子郵件將做到:
- 郵件可以傳送到廣域范圍內的所有Notes用戶;
- 郵件發送目的地址填寫可根據郵件組織規劃采取填寫用戶簡寫名,使用個人通訊錄選擇,使用公用通訊錄選擇等多種方式;
- 郵件可選加密傳送,保證郵件保密;
- 系統提供在本系統中收發Internet郵件的接口,當設置了Internet 郵件服務器后,系統用戶即可在系統中實現與Internet交換郵件的功能。
通用的電子郵件功能有:
- 收、發電子郵件;
- 回信(附原文)、轉發;
除此之外,Notes中的電子郵件(僅限于Notes系統)還包括:
- 方便的收件人地址獲取;
- 會議邀請、任務指派;
- 郵件傳閱;
- 離開辦公室代理。

* 日程安排
每個工作人員均可以在系統安排自己的日程表,通知他人自己的日程安排。日程安排采取日歷方式,用戶可定義在某一天的某個時間段自己將要做的事,包括約會等。用戶可以給安排相關人員發送通知以確認安排。用戶還可以根據自己需要,將自己的日程安排公開給他人使用防止日程安排沖突。
- 日歷查看;
- 約會、邀請、事件、紀念日等的鬧鈴提醒;
- 會議和邀請、任務的計劃和分配都可以與日程安排相結合。

* 通訊錄
本數據庫是為保存您通訊所用的個人(通訊地址)、公司、系統場所等信息而設計的。每個用戶都有自己的個人通訊錄,通過通訊錄,才能正常使用Notes系統。

* 文檔集
文檔集可以用來保存一個單位、部門甚至工作組成員所要存取的各種參考文檔和資料,而且可以通過一定的流程進行傳閱和共享。在本類數據庫中可以包含從業務、技術到管理等任意與本主題有關的技術信息。

* 討論
"專題討論"數據庫相當于一個非正式的會議室。在這里,圍繞一個中心議題,每個工作組成員既可以"聆聽"他人發表見解,也可以"陳述"自己的觀點。然而,與實際會議不同的是,參加者無需在同一時間集中到同一地點,他們可以非常方便地參加任何會議,而不受時、空限制。這種會議討論的優越性就在于它不要求實時性地能實現信息共享。這里先由一位積極分子(通常是一位領導)提出一個新的討論主題,然后其他人員便可以就此展開討論。

* 公文包
公文包可以收集一系列您需要日常使用的數據庫。您可以使用公文包數據庫來把您常用的,或者是相關于某主題的數據庫分組。例如,您可以為您當前的項目創建一個公文包數據庫,把所有有關該項目的數據庫加入到公文包中。把它作為一個參考工具。當您打開公文包數據庫時,左面導航窗格里就是您所收集的數據庫。公文包自動地打開列表中的第一個數據庫文件。

二、系統架構(系統架構為系統的基本組成部分)

* 系統信息
系統信息庫提供給管理員進行整個系統的管理,包括組織層次、人員、權限以及辦公系統內各應用模塊的安裝信息。
- 組織機構
- 人員/用戶注冊與管理
- 權限設置
- 模塊安裝信息

* 系統導航
通過一個統一的主界面,對系統進行訪問。
- 通用
- 定制

三、辦公系統


辦公系統實現各級單位日常行政活動和日常辦公任務的計算機處理。它的任務是完成各級單位日常事務的處理過程、歸檔和查詢等功能。除了以上的功能外,主要模塊首先應當包括:

1. 通用模塊(不做任何修改)
通用模塊主要指已經成型并得到廣泛應用的模塊,它可以不考慮各行業各單位的要求,無須更改。

* 電子公告牌
相當于日常辦公中公告牌,提供一個發布各種公共信息如公告、通知等的場所。用戶只需到本庫發布一項消息就可以通告整個單位的所有相關人員。而用戶只需到本庫進行查詢就可以獲得單位的所有有關的公告信息。
功能如下:
- 公告、特殊公告的錄入和發布;
- 特殊公告回復和統計;
- 公告郵件通知;
- 過期公告處理:刪除或歸檔。

* 信息窗/新聞
公司存放內部新聞和行業信息的場所,由專門的責任編輯收集各方面提交上來的稿件,進行編輯以后發布給大家。
還可以對新聞進行評述、對感興趣的新聞進行預訂,對公司最新的動態和行業新聞甚至國家大事有足夠的了解。
功能如下:
- 新聞主頁顯示最新新聞;
- 按每月新聞和歷史回顧、按分類、錄入人等方式查詢;
- 新聞評述;
- 進行新聞預訂。

* 名片簿
該系統中儲存了所收集的名片,其中可以包括相關單位的通訊地址,相關業務人員的聯系方法。作為一個通訊錄的形式提供給系統所有用戶,名片類型分為公有和私有。如果個人認為他人可能使用該名片,可以將個人私有名片共享出來成為公有名片;也可以將自己共享出的公有名片收回為私有名片。
該系統中儲存了所收集的外部名片(通常不作為與電子郵件發送結合之用),其中可以包括相關單位的通訊地址,相關業務人員的聯系方法,作為一個名片簿的形式提供給系統所有用戶。
功能如下:
- 姓名發音幫助、唯一性校驗;
- 同單位名片錄入;
- 自動判別城市(省份);
- 500個城市區號、郵編信息的存儲;


* 規章制度/常識
一個單位不但要貫徹國家有關法律法規,而且還要根據需要制定地區實際情況相符的規定、制度。在法律法規及規章制度系統中,我們將提供檢索法律法規以及規章制度的方法。
規章制度用來存放一個單位內部的規章制度,如作息制度、辦公制度、財務制度等;常識用來存放應知應會,如生活常識、消防安全知識、列車飛機時刻表等等。由于內容有差異,權限不相同,因此作為兩個應用推廣。

* 知識庫
知識庫是Notes的幫助數據庫和論壇的有機結合。用戶可以通過知識庫中的疑問解答進行交流,通過網絡獲取幫助,并可以將這些回答進行整理作為知識保留下來。

* 公文流轉/流轉中心
公文管理子系統主要完成收發公文的流程。公文是在實施行業管理、行政管理過程中所形成的具有規范體式和法定效用的公務文書。公文管理子系統主流程包括發文的電子起草、會簽、批閱、簽發、傳閱、辦理、歸檔和收文的簽收,擬辦、注辦、辦理、歸檔,另外還增加了收發文的催閱、催辦、限辦、自動生成文號、文件的版本記錄附加功能。
流轉中心主要達到在廣域系統中對文件進行流轉的功能,對于一個在全省甚至全國范圍內的單位來說,建立一套帶有流轉中心的公文流轉應用必不可少。
本系統要達到的主要要求:
- 可視化的流程操作界面,文件的整個流轉過程一目了然。
- 流程的靈活性和固定性的統一,除了起草、簽發以外,每個子流程都不是必須經過的,但流程的順序是不變的。
- 擁有完整的郵件通知系統。
- 結合催文、限辦、撤回等功能,使流程更易受控制。
- 結合多種查詢方式,使查詢公文更加方便快速。
- 緊密結合應用系統中的其他模塊。

2. 專用模塊(需要定制)

* 公文流轉
根據用戶的需求,可以在通用的公文流轉流程上進行二次開發。其目的是要建立起大范圍各下屬單位和分支機構之間一體化的公文流轉系統,并定義與上級單位和其他本系統以外的文件接口(如登記、錄入、轉入等)。
- 收文管理
- 發文管理
- 特色文件

* 檔案管理
檔案管理模塊是通過計算機(輔助)實現文件目錄登記、歸檔和檔案管理,包括電子文件和紙質文件。大致分以下功能:
- 文件歸檔管理
- 檔案借閱管理
模塊功能介紹如下:
文件歸檔
- 對于系統中的電子文檔(文件)進行接收、登記(創建文件目錄);
- 對已進行歸檔登記的文件進行自由組卷,建新卷或歸入已有的案卷中;
- 每個案卷內的文件實行自動排序功能;
- 對已組卷的檔案,可根據需要進行移卷、拆卷;
- 提供主題詞庫學習和主題詞自動標引功能。
借閱利用
- 一般用戶可按需要提出借閱申請,經管理員批準授權后,實現網上借閱,并定期將權限收回(用戶也可主動歸還案卷);
- 紙質檔案或無法通過網絡借閱時,也可由檔案管理員進行借閱、歸還登記。

* 會議管理
對于大型由相關科室提出會議申請,報告會議內容,會議范圍,會議預計參加人員、召開時間等,辦公室審批通過安排資金,會議地點。
會議管理中要求對會議室、會議占用設備等會議召開需要使用的外部資源進行調度。由于這些資源是可以重復利用但不可以同時使用,所有必須管理他們,作好會議資源調度,以順利有序地完成會議任務。各項資源可以根據會議日程安排,設定占用開始、結束時間。
會議審批通過后,辦公室應根據會議要求通知相關人員。系統將打印出邀請函和人員通訊地址,由辦公室發出。同時,可通過電子郵件系統向某些人員發送電子邀請函。
在會議召開期間,應該能夠提供會議情況跟蹤;在會議結束后,提供會議總結。
會議管理主要以下模塊組成:
- 會議申請審批
- 會議資源管理
- 會議調度安排

* 車輛管理
車輛調度類似會議資源管理,實際上會議資源中也包括對車輛的使用管理。可以將車輛調度與會議資源管理結合起來,但由于車輛管理牽涉到非會議管理的部分,所以車輛調度應當有一定的獨立性。

四、信息發布


* 信息采編
信息采編包括信息錄入到發布的整個流程,包括:
- 信息采集/錄入:可以由多人錄入,專人收集;
- 信息審批:通過一定的流程進行審批;
- 信息發布:由專門的機構或人員進行發布。

* 信息發布
通過信息采編流程采集的信息可以發布到辦公系統中的若干通用模塊中。
- 內部信息
內部信息中的新聞、規章制度和常識在辦公系統中都已介紹。
> 新聞
> 規章制度
> 常識
> 資料文檔(分類的電子文檔)
- 公開信息
> 公開新聞
> 公告
> 分類信息
以上通用模塊若需要修改或定制,需要另算。 五、其他
另行商定。

 
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